நீங்கள் உங்கள் சக பணியாளர்களுடன் பேசும்போதோ அல்லது உங்கள் முதலாளியின் முன்பு பேசும்போதோ தவறான வார்த்தைகளையோ, இலக்கணப் பிழை வருவதையோ விரும்ப மாட்டீர்கள். அதேபோல் வேலை சம்பந்தமான மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது அதில் ப்ரொஃபசனலிஸம் இருக்கவேண்டும் அல்லவா? பொதுவான ஏற்படும் பிழைகளை திருத்துவது எப்படி என தெரிந்துகொள்ளுங்கள்.
பொருள்/Subject இடத்தில் சரியாக வார்த்தை பயன்படுத்தவேண்டும்
ஒரு தொழில்முறை மின்னஞ்சலை எழுதுவதற்கு பொருள் வரி மிக மிக அவசியமான ஒன்று. விரிவான மின்னஞ்சலில் என்ன இருக்கிறது என்பதை 4லிருந்து 7 வார்த்தைகளுக்குள் சுருக்கமாக கூறிவிடவேண்டும். எதைக் குறிப்பிட்டு வந்த மெயில் அது என்பதை பொருள்பகுதி படிப்பவருக்கு ஒரு முன்னோட்டத்தைக் கொடுக்கும். தவறான பொருள்பகுதிகளால் கூட சில நேரங்களில் உங்களுக்கு பதில் வரமால் போகலாம்.
வார்த்தைகளில் தெளிவு அவசியம்
அர்த்தமற்ற செய்தியை அனுப்பி உங்களுடைய மற்றும் வாசிப்பவருடைய நேரத்தை ஏன் வீணடிக்க வேண்டும். ஒரு மெயில் அனுப்பும்போது உங்கள் வாசகர் அந்த மெயில் மூலம் தெரிந்துகொள்ள வேண்டியது என்ன என்பதை நீங்கள் தீர்மானிக்கவேண்டும். உங்கள் மின்னஞ்சலின் முக்கிய அம்சம் முதல் மூன்று வாக்கியங்களிலேயே எழுதப்பட்டிருப்பதை உறுதி செய்துகொள்ளுங்கள்.
வாழ்த்துகளை தவிர்த்தல்
சிலர் நேராக என்ன வேண்டுமோ அதை மட்டும் எழுதிவிடுவார்கள். சாதாரணமாக ஹாய், ஹலோ சொல்லி ஆரம்பிப்பதில் தவறில்லை. நேரடியாக விஷயத்திற்கு வரும்போது படிப்பவருக்கு உங்கள்மீது தவறான எண்ணம் உருவாகிவிடும். கண்ணியமாக ஹாய் ஃப்ரண்ட், குட் மார்னிங் போன்ற வார்த்தைகளால் உங்கள் மின்னஞ்சலை ஆரம்பிக்கலாம்.
நன்றி சொல்ல மறந்துவிடுதல்
வேலை விஷயமாக யாராவது உதவி செய்திருந்தால் ’நன்றி’ என எழுதுங்கள். அதற்கு பதிலாக வேறு காரணமாக இருந்தால், ‘ஏன்’ என்ற காரணத்தை எழுதுங்கள். நன்றி சொல்வதற்கு யோசிக்காதீர்கள். Thanks & Regards உங்கள் மின்னஞ்சலை முடிப்பதற்கு அவசியம்.
எழுத்துப் பிழை மற்றும் இலக்கணப் பிழை
எழுத்துப் பிழைகள் மற்றும் இலக்கணப் பிழைகளுடன் எழுதுவது படிப்பவருக்கு எரிச்சலூட்டும். தவறான மின்னஞ்சலை படிக்கும் வாசகர் உங்களை ஒரு பொருட்டாக எடுத்துக்கொள்ள மாட்டார். பிழைகளைத் திருத்த ஸ்கேன் செய்யலாம். உங்கள் மின்னஞ்சலை திருத்துவதற்கு நீங்கள் செலவிடும் நேரம் படிப்பவருக்கு உங்கள்மீது தவறான எண்ணம் உருவாவதைத் தடுக்கும்.
பரிந்துரைகள் இல்லாத விமர்சனங்கள்
ஒரு வேலையில் அவர் எடுக்கும் முயற்சிகளை பற்றி வெறும் விமர்சனங்களை மட்டும் குவித்த ஒரு மின்னஞ்சலை யாரும் படிக்க விரும்பமாட்டார்கள். அதற்குபதிலாக தவறுகளை அப்படியே சுட்டிக் காட்டுவதைவிட இப்படி செய்தால் நன்றாயிருக்கும் என பரிந்துரைக்கும்போது உங்கள் கருத்துக்களை படிப்பவர் புரிந்துகொள்ள ஏதுவாயிருக்கும். பிரச்னைகளைச் சுட்டிக் காட்டுவதற்கு பதிலாக சிக்கலை தீர்ப்பதற்கான வழிகளைப் பாருங்கள்.